Outil d'enregistrement du télétravail : comment fonctionne-t-il ?

Le télétravail reste obligatoire pour tous ceux qui peuvent travailler à domicile. Ce n'est que lorsque la nature de l'emploi rend impossible le travail à domicile ou que la continuité de l'entreprise est menacée que les employés peuvent se rendre au travail. En tant qu'employeur, vous devez alors fournir à vos employés un certificat prouvant que leur présence sur le lieu de travail est nécessaire.

Le Comité de consultation a annoncé des contrôles plus stricts sur le télétravail. Pour que cela soit possible, les employeurs seront obligés de communiquer le nombre d'employés qui ne peuvent absolument pas télétravailler. Celui-ci peut être encodé via la déclaration de télétravail Coronavirus, disponible sur le portail de la sécurité sociale. L'obligation d'enregistrement s'applique à partir du mois d'avril et vous avez jusqu'au sixième jour calendrier du mois pour déposer la déclaration.

Nous vous donnons ci-dessous les réponses aux questions fréquemment posées sur l'outil d'enregistrement du télétravail.

Tous les employeurs de tous les secteurs sont tenus d'utiliser cet outil. Seules les entreprises qui sont obligées d'être totalement fermées ne doivent pas faire la déclaration.

Vous remplissez la déclaration par unités d’établissement de votre entreprise. Vous pouvez les reconnaître grâce au numéro de leur  unité d’établissement. Les grandes entreprises comptant plus de 20 établissements peuvent soumettre la déclaration au moyen d'un fichier excel structuré.

Vous trouverez l'outil d'enregistrement sur le portail de la sécurité sociale. Vous ne pouvez remplir l'outil d'enregistrement qu'en ligne.

Vous saisissez deux chiffres dans l'outil :

• Le nombre total de personnes travaillant dans votre entreprise. Vous prenez en compte toutes les personnes qui sont normalement présentes de manière régulière sur le lieu de travail. Cela inclut non seulement vos propres employés qui sont liés à vous par un contrat de travail, un accord-cadre (flexi-jobs) ou un contrat de formation en alternance, mais aussi les travailleurs intérimaires, les bénévoles et les employés de sous-traitants, par exemple. Il faut également mentionner les malades de longue durée et les employés en interruption de carrière, ainsi que les personnes dont le travail ne nécessite pas souvent d'être au bureau, comme les coursiers.

• Le nombre de personnes occupant un poste qui n'est pas "exécutable en télétravail". Cette notion doit être interprétée de manière stricte : seuls les employés qui ne peuvent pas effectuer tout ou partie de leurs tâches depuis leur domicile sont comptabilisés. Ici aussi, vous mentionnez les travailleurs intérimaires, les bénévoles et les employés des sous-traitants.

Cela signifie que les personnes qui travaillent à domicile, totalement ou partiellement, ne sont pas comptabilisées dans ce dernier chiffre et ne doivent pas être mentionnées séparément. Ils font partie du nombre total.

Il s'agit toujours du nombre de travailleurs le premier jour ouvrable de chaque mois. 

Vous devez remplir le formulaire mois par mois.

Vous recevrez une confirmation des données que vous avez enregistrées par un e-mail envoyé à l'adresse électronique que vous avez indiquée dans l’E-box de votre entreprise.

Vous pouvez encore apporter des modifications ou des corrections. La dernière déclaration pour un mois donné remplace toujours la précédente.

Les données que vous fournissez en tant qu'employeur via cet outil sont destinées à aider les services d'inspection dans leur travail. Les chiffres que vous donnez ne seront pas contraignants.