Externe personeelsdienst voor huisartsen in opleiding

Na het afronden van hun artsenopleiding kunnen artsen zich verder specialiseren als huisarts. Hiervoor volgen zij een tweejarige huisartsenopleiding, georganiseerd door het interuniversitair centrum voor huisartsen in opleiding (ICHO vzw). Hierbij combineren ze stage en opleidingen. Gezien de haio’s reeds afgestudeerd zijn als arts, maar voor hun specialisatiestage onder supervisie staan van de praktijkopleider, werken zij onder een speciaal statuut: het sui-generis-statuut, waarbij vzw SUi juridisch fungeert als werkgever voor de haio’s. SUI besteedt zo wat de volledige hr- en loonadministratie portefeuille uit aan Acerta.

Bij SUi voelen ze vooral een verhoging van de werkdruk in het begin en het einde van het stagejaar, wanneer de stageaanvragen binnenkomen of afgerond worden. Om die reden is een eigen personeelsdienst voor SUi niet interessant: tijdens de rustige maanden is er te weinig werk voor een hr-medewerker.  

De outsourcing is voor SUi bovendien de meest efficiënte manier om op up-to-date expertise inzake loonbeleid te kunnen rekenen. Inge Butaye van de Business Process Outsourcing-afdeling van Acerta begeleidt de vzw Sui: “We starten elke stage met de ondertekeningen van het contract door alle partijen, en laten vervolgens alles fysiek en digitaal archiveren in onze interne tool Connect. In Connect worden zowel de haio’s als hun praktijkopleiders geregistreerd, gezien ze gebruik maken van het ESS-systeem voor de opvolging van hun aan- en afwezigheden. Daarna wordt Idewe verwittigd zodat zij alle nieuwe medewerkers kan uitnodigen voor een medisch onderzoek. Naast de maandelijkse loonberekeningen, dienen er heel wat attesten door de werkgever ingevuld te worden en verzamelen we alle data die nodig zijn voor de verzekeringspolissen. Door het uitbesteden van hun personeelsdienst kunnen ze zich ook optimaal focussen op hun eigen opdracht.”

“Het voordeel van onze overeenkomst is dat we op een flexibele manier kunnen werken. We evalueren de service op vaste momenten en is er een open dialoog om nieuwe uitdagingen en verwachtingen te bespreken” zegt Guy Gielis van SUi.

Elke huisarts in opleiding en huisarts-praktijkopleider kan bij het team van Acerta terecht met vragen over zijn of haar loonbrief en andere personeelsvragen. Hebben ze bijvoorbeeld recht op klein verlet? Hebben ze recht op een extra vergoeding bij hun gepresteerde wachturen? Welke papieren moeten er ingevuld worden in het geval van een arbeidsongeval? De vragen waar een werknemer normaal gezien mee naar de hr-medewerker stapt, worden door de huisartsen in opleiding aan het team van Acerta gesteld.

Acerta werkt met een vaste contactpersoon, ondersteund door een klein team dat altijd beschikbaar is voor SUi. “Elke arts in opleiding kan telefonisch of via email met zijn administratieve vragen bij ons terecht. We zijn als het ware de handen van de klant in dit geval, want SUi hoeft zich geen zorgen te maken over lonen en personeelsadministratie”, aldus Inge Butaye. Naast hun dagelijks aanspreekpunt wordt de dienstverlening mee opgevolgd door een (HR) Business Partner binnen Acerta.

Guy Gielis van SUi ziet enkel voordelen in de huidige samenwerking: “Het voordeel van onze overeenkomst is dat we op een flexibele manier kunnen werken. We evalueren de service op vaste momenten en is er een open dialoog om nieuwe uitdagingen en verwachtingen te bespreken.”

Eenmaal de Vlaamse huisartsen hun specialisatie afgerond hebben en zich als zelfstandige huisarts willen vestigen, vinden ze snel de weg naar Acerta terug. “De artsen staan volledig vrij in hoe ze hun eigen administratie regelen, maar we merken dat ze zich nadien vaak bij ons aansluiten. Dat is een gewaardeerd signaal dat ons team kwalitatief werk levert”, besluit Inge Butaye.