Wat als je werknemers nog veel vakantie niet opgenomen hebben?

Niet opgenomen vakantiedagen

De werknemer moet, ongeacht zijn statuut, al zijn wettelijke vakantiedagen opnemen tussen 1 januari en 31 december van het vakantiejaar. Het is in principe niet toegelaten om een deel van de opgebouwde vakantiedagen over te dragen naar het volgende jaar. Ofschoon er sinds 2024 uitzonderingen zijn op dit principe, mag een werknemer uiterlijk op 31 december geen saldo meer hebben aan vakantiedagen. 

Als werkgever doe je goed aan werknemers die nog een groot aantal vakantiedagen op hun teller hebben, te waarschuwen dat zij die moeten opnemen voor het einde van het jaar. Je kan dit doen door elke werknemer een overzicht te bezorgen van de vakantiedagen die nog openstaan. Neemt hij/zij deze dagen niet op voor het jaareinde, dan is hij deze dagen kwijt. Wanneer je werknemer zich niet kan beroepen op de uitzondering die dadelijk aan bod komt, kan hij saldo aan vakantiedagen dat hij heeft aan het einde van het jaar, niet overdragen. 

Vakantiedagen niet kunnen opnemen voor het einde van het jaar, geeft in principe geen aanleiding tot overdragen van vakantie. Sinds 1 januari 2024 bestaat op dit principe een uitzondering. Kon de werknemer geen gebruik maken van zijn vakantiedagen omdat hij te maken had met:

• arbeidsongeval of beroepsziekte
• ongeval of ziekte (privé)
• moederschpasrust
• vaderschapsverlof (zowel het vaderschapsverlof in het kader van kort verzuim als het vaderschapsverlof dat aan de vader toegekend mag worden naar aanleiding van hospitalisatie of overlijden van de moeder)
• profylactisch verlof
• adoptieverlof
• pleegzorgverlof
• pleegouderverlof,

dan is overdracht mogelijk. Het is niet voldoende dat de werknemer tijdens het jaar met deze schorsingen te maken heeft. Deze schorsingen moeten beletten dat de werknemer zijn wettelijke vakantie kan opnemen. Bijvoorbeeld: een werknemer die onafgebroken ziek was tot en met 31 maart 2024, heeft de kans om de rest van het jaar zijn vakantie op te nemen. Gaat het om een werknemer die nog 3 vakantie heeft, maar de laatste 3 werkdagen van 2024 ziek wordt, dan gaat het om een werknemer die in de onmogelijkheid is zijn vakantie op te nemen omwille van ziekte. Hij kan deze 3 dagen overdragen. De periode van overdracht is niet onbeperkt: de betrokkene heeft hiervoor 24 maanden de tijd. Teruggaand naar het voorbeeld: de 3 overgedragen vakantiedagen moeten opgenomen zijn uiterlijk op 31 december 2026. 

Hoe zit het met het vakantiegeld?

Arbeiders

Arbeiders krijgen vanaf de maand mei hun vakantiegeld uitbetaald door de Rijksdienst voor Jaarlijkse vakantie (RJV) of van hun vakantiekas. Het bedraagt 15,38% van hun brutoloon (aan 108%) verdiend tijdens het vakantiedienstjaar. Kan de arbeider zijn vakantiedagen wettelijk overdragen, dan dekt dit vakantiegeld ook deze vakantiedagen die hij overdraagt. 

Bedienden

De reden waarom de bediende zijn vakantiedagen niet opneemt, is relevant:

• is de reden het overdragen van vakantie omwille van een van de schorsingen die eerder genoemd werden, dan wordt het resterend aantal vakantiedagen uitbetaald op 31 december. Het loon van december van het jaar waarin deze dagen eigenlijk hadden opgenomen moeten worden, wordt omgevormd tot een dagloon. Dit dagloon wordt vermenigvuldigd met het aantal dagen over te dragen vakantie. Opgelet: de bedienden ontvangt voor de overgedragen vakantiedagen het vakantiegeld in één keer. Dit is de voorafbetaling van het enkel vakantiegeld. Neemt hij die dagen op in de 24 maanden die volgen, dan wordt hij op die dag niets meer. Voor de betrokken bedienden kan dat een verrassing zijn. Hem of haar vooraf hierover inlichten, is zeker aan te bevelen
   
• is de reden een onmogelijkheid om vakantie op te nemen, bijvoorbeeld omdat het bedrijf is afgebrand, dan ontvangt de bediende op 31 december eveneens het vakantiegeld. De berekening gebeurt eveneens op basis van het loon van december
   
• Kiest de bediende er vrijwillig voor om zijn vakantiedagen niet op te nemen, dan heeft hij geen recht op vakantiegeld voor de niet opgenomen vakantiedagen. Je moet als werkgever wel kunnen aantonen dat je de werknemer de mogelijkheid geboden hebt om zijn vakantiedagen op te nemen. Het is dus aangeraden dat je tijdig de werknemers waarschuwt dat zij nog een aantal vakantiedagen moeten opnemen voor het einde van het vakantiejaar. Het bezorgen van het overzicht met het verzoek deze voor het einde van het jaar op te nemen, kan hier in een rol spelen. Neemt hij dan zijn vakantiedagen niet op voor het einde van het jaar, dan zijn deze onherroepelijk verloren. Je bent als werkgever dan ook niet verplicht deze vakantiedagen uit te betalen.