Que faire si vos travailleurs ont encore beaucoup de congés à prendre ?

Jours de congé non pris

Quel que soit leur statut, les travailleurs sont tenus de prendre tous leurs congés légaux entre le 1er janvier et le 31 décembre de l’année de vacances. En principe, ils ne sont pas autorisés à reporter une partie des congés qu’ils ont accumulés. Bien qu’une exception leur permette de déroger à ce principe depuis 2024, les travailleurs sont censés avoir épuisé tous leurs congés légaux le 31 décembre au plus tard. 

En tant qu’employeur, vous devez veiller à informer vos travailleurs qui ont encore beaucoup de congés dans leur compteur qu’ils doivent les prendre avant la fin de l’année. Pour ce faire, vous pouvez leur fournir un récapitulatif des jours de congé qu’il leur reste à prendre. S’ils ne les prennent pas avant la fin de l’année, ils les perdront définitivement. Si vos travailleurs concernés ne peuvent pas invoquer l’exception que nous allons évoquer à présent, ils ne pourront pas reporter leur solde de jours de congé. 

L'impossibilité de prendre des vacances avant la fin de l'année ne donne en principe pas lieu à un report de vacances.Depuis le 1er janvier 2024, il existe toutefois une exception à cette règle. Le report des congés est en effet autorisé si le travailleur n’a pas pu prendre ses congés pour l’un des motifs suivants :

• accident de travail ou maladie professionnelle ;
• accident ou maladie (privé(e)) ;
• congé de maternité ;
• congé de paternité (tant le congé de paternité dans le cadre du petit chômage que celui qui peut être accordé au père à la suite de l’hospitalisation ou du décès de la mère) ;
• congé prophylactique ;
• congé d’adoption ;
• congé d’accueil ;
• congé parental d’accueil.

Néanmoins, ce n’est pas parce qu’un travailleur a dû faire face à une telle suspension au cours de l’année qu’il peut d’office reporter ses congés restants. Ces suspensions doivent en effet l’empêcher de prendre ses congés légaux. Ainsi, un travailleur qui est en maladie jusqu’au 31 mars 2024, sans interruption, pourra prendre ses congés durant le reste de l’année. À l’inverse, un travailleur à qui il reste 3 jours de congé, mais qui tombe malade au cours des 3 derniers jours ouvrables de 2024, sera considéré comme un travailleur qui n’a pas pu prendre ses congés pour cause de maladie. Il pourra dès lors reporter ces 3 jours. De plus, la période de report n’est pas illimitée : le travailleur concerné a 24 mois pour prendre ses congés reportés. Dans notre dernier exemple, les 3 jours de congé reportés devront donc être pris avant le 31 décembre 2026. 

Qu’en est-il du pécule de vacances ?

Ouvriers

Les ouvriers reçoivent leur pécule de vacances à partir du mois de mai par l’intermédiaire de l’Office national des vacances annuelles (ONVA) ou de leur caisse de vacances. Il s’élève à 15,38 % de leur salaire brut (à 108 %) perçu au cours de l’année de l’exercice de vacances. Si l’ouvrier est autorisé à reporter ses congés légaux, ce pécule de vacances couvre alors aussi les congés qu’il reporte. 

Employés

Pour les employés, la situation varie en fonction de la raison pour laquelle ils n’ont pas pu prendre leurs congés :

• s’il s’agit d’un report de congés en raison d’une des suspensions susmentionnées, le nombre de congés restants sera payé le 31 décembre. Le salaire de décembre de l’année au cours de laquelle ces jours auraient dû être pris est converti en salaire journalier. Ce salaire journalier est ensuite multiplié par le nombre de jours de congé à reporter. Remarque : pour les jours de congé reportés, les employés reçoivent leur pécule de vacances en une fois. Il s’agit du prépaiement du pécule de vacances simple. S’ils prennent ces jours dans les 24 mois qui suivent, ils ne recevront plus rien pour ces jours. Pour les employés concernés, il peut s’agir d’une surprise. Nous vous recommandons donc de les en informer à l’avance ;
   
• si le motif du report est l’impossibilité de prendre des vacances, par exemple parce que l’entreprise a brûlé, l’employé recevra également son pécule de vacances le 31 décembre. Le calcul se base également sur le salaire de décembre.
   
• Si l’employé choisit volontairement de ne pas prendre ses jours de congé, il n’aura pas droit à un pécule de vacances pour les jours de congé qu’il n’a pas pris. En tant qu’employeur, vous devez toutefois être en mesure de prouver que vous avez offert à votre travailleur la possibilité de prendre ses jours de congé. Nous vous conseillons donc d’informer vos travailleurs à l’avance qu’ils doivent encore prendre un certain nombre de jours de congé avant la fin de l’année de vacances. Pour ce faire, vous pouvez leur fournir un récapitulatif de leurs congés restants ainsi qu’un avis les invitant à prendre leur congé avant la fin de l’année. S’ils ne le font pas, leurs congés restants seront définitivement perdus. En tant qu’employeur, vous ne serez donc pas obligé de payer ces congés.