Tijd voor een goede tijdsregistratie

De traditionele werkdag van 9-to-5 is voor veel werknemers ondenkbaar geworden. We werken niet langer op vaste tijdstippen op kantoor, medewerkers krijgen steeds meer inspraak in hun werktijden en organisaties evolueren geleidelijk aan richting plaats- en tijdonafhankelijk werken. 

Ook in de arbeidsdeal komt flexibiliteit uitdrukkelijk aan bod: zo werd de bekendmakingstermijn van de werkroosters van werknemers die werken met onregelmatige uurroosters opgetrokken van 5 naar 7 dagen, krijgen werknemers de mogelijkheid om een voltijdse job in 4 dagen te presteren en kunnen ze gebruikmaken van een wisselend weekregime. 

Daarbovenop kondigde de regering aan dat het flexi-statuut zal worden uitgebreid. Voorlopig kunnen alleen horecazaken en detailhandelaars een beroep doen op de regeling. Daar komt vanaf januari 2023 verandering in: in de sectoren landbouw, tuinbouw, sport, cultuur, evenementen en zorg zullen flexi-jobs dan ook tot de mogelijkheden behoren.

Hoewel flexibel werken voordelen biedt voor werkgever en werknemer, brengt het extra uitdagingen met zich mee op vlak van personeelsplanning en -administratie. Een efficiënt en geautomatiseerd tijdsregistratiesysteem kan het overzicht helpen bewaren.

Momenteel is er nog geen algemene verplichting voor tijdsregistratie. In organisaties waar o.a. gewerkt wordt met glijdende uurroosters, is het gebruik van een systeem voor tijdsregistratie dan weer wel verplicht. 

Maar niet alleen voor bedrijven waar tijdschrijven verplicht is vormt het registreren van werkuren een meerwaarde, ook voor andere ondernemingen kan het een win-win zijn. Op voorwaarde dat het via een degelijke, geautomatiseerde tool gebeurt.  

Hoe registreren werkgevers vandaag de werkuren van hun medewerkers? En op welke manier stellen ze de personeelsplanning op? We vroegen het aan 550 organisaties. 

Opvallend is dat vandaag meer dan een kwart (27%) van de werkgevers eenpapieren tijdsregistratie verkiest. Deze nostalgische manier om tijd te registreren maakt het voor medewerkers mogelijk om hun eigen uren te noteren. Op basis daarvan krijgen ze hun gewerkte uren uitbetaald. En hoewel je ervan kan uitgaan dat je personeel betrouwbaar is, zijn fouten snel gemaakt en kan je tijd maar ook centen verliezen.  

Andere manieren waarop werkgevers tijd registreren zijn: 

• in Excel (10%)
• via een badgesysteem of prikklok (9%) 
• in een tool (6%) 
• andere (5%) 

Slechts 6% van de organisaties gebruikt een tool voor het registreren van werktijden. Bijna de helft (47%) van de bevraagde werkgevers zegt geen werkuren te registreren. Er is dus nog veel ruimte voor verbetering. 

Er zijn zoveel voordelen verbonden aan een digitale, geautomatiseerde tijdsregistratie: 

• een tijdsregistratiesysteem is neutraal en schept vertrouwen 
• verlofdagen en andere afwezigheden worden eenvoudig ingepland 
• in één oogopslag krijg je zicht op je personeelsplanning 
• je automatiseert en optimaliseert je hr-processen en loonadministratie 
• je bespaart tijd én centen 

Bovendien ondersteunt een tijdsregistratiesysteem de flexibiliteit in je organisatie. Want het is een geweldig hulpmiddel om de wensen van je individuele medewerkers moeiteloos af te stemmen op de geplande productiviteit.