Steeds meer bedrijven schakelen over op digitale loonbrief

Dat de digitale loonbrief aan populariteit wint, blijkt duidelijk uit de cijfers: in 2018 stuurde slechts 1 op 10 bedrijven de loonfiches elektronisch uit. In 2019 waren er dat al bijna 1 op 4. Die stijgende trend zet zich ook dit jaar verder. In 2021 werkt 53,3% van de werkgevers, en dus meer dan de helft, met een online platvorm om de loonfiches digitaal aan hun medewerkers aan te bieden.

44,6% van die 53,3% werkt met een gedeeltelijk digitale loonadministratie. Daar krijgt de werkgever nog vaak individuele vragen om de fiche op papier te bezorgen. De overige 8,7% van de werkgevers ging ondertussen wel volledig digitaal met hun loonadministratie. Bij die overschakeling naar een volledig digitale loonadministratie zien we trouwens een gelijkaardige stijging als bij de algemene cijfers over de digitalisering, van 1,4% in 2018 naar 3,5% in 2019 en nu 8,7% in 2021.

Mede door de coronacrisis is de digitalisering in het algemeen in een stroomversnelling geraakt: digitaal aankopen, betalen en uitwisselen van officiële documenten zijn ondertussen goed ingeburgerd. Ook voor de loonadministratie zijn er heel wat argumenten die de toename van de elektronische loonbrief kunnen verklaren; ze zijn niet alleen handig en overzichtelijk voor de werknemer. Bovendien maken ze de administratie voor de werkgever eenvoudiger, zorgen ze voor een tijdsbesparing en zijn ze milieuvriendelijk.

Als deze trend zich verderzet, is het slechts een logische stap naar een volledige digitalisering van de loonadministratie. Mobiele applicaties en online services zoals Doccle maken het voor werknemers eenvoudiger om digitaal hun loonfiche te consulteren, ook als die medewerker geen kantoorjob heeft. De verwachting is dat de digitale loonbrief een gelijkaardige evolutie zal kennen zoals we die we ook met de maaltijdcheques gezien hebben. Werknemers krijgen al sinds 2016 hun maaltijdcheques elektronisch en die verandering is prima verlopen.