Functieclassificatie: wat is het en hoe stel je het op?

Een functieclassificatie is een methode om de jobfuncties in je organisatie te analyseren, evalueren en in een bepaalde rangordening te gieten. Bij zo’n classificatie stel je het gewicht van elke functie vast aan de hand van het takenpakket, opleidingen en verantwoordelijkheden. De functievereisten worden gewaardeerd ten opzichte van een referentiekader. De uitkomst van de functieclassificatie is een functiehuis, waarin duidelijk is hoe de functies zich ten opzichte van elkaar verhouden. Zo kan je verschillende functieklassen maken waarmee je je medewerkers op een objectieve manier kunt evalueren en verlonen.

Er zijn twee verschillende systemen: de klassieke en de dynamische functieclassificatie.

Voor de klassieke of analytische methode werk je met vaste functiebeschrijvingen die vooraf worden opgemaakt en goedgekeurd, zowel door de leidinggevende als door de werknemer in die functie. Je quoteert verschillende parameters – zoals kennis, kunde, takenpakket, complexiteit van de job en opleidingen – per functie volgens een bepaald puntensysteem. Daarbij geef je punten per parameter, hoe zwaar die parameters wegen is vooraf bepaald. Het puntentotaal bepaalt dan de klasse en de juiste rangschikking van elke functie.

Deze klassieke functieclassificatie gebeurt altijd volgens hetzelfde gestandaardiseerde protocol. Het is objectief, en daarom geniet het vaak de voorkeur van vakbonden. Maar het is wat lastiger te organiseren, en je kunt het niet op korte termijn invoeren. Bovendien kun je het als werkgever niet zelf uitvoeren, maar moet je hulp van experten inroepen.

Het invoeren van een klassieke functieclassificatie gebeurt altijd volgens hetzelfde stappenplan:

• Eerst maak je een inventaris van alle functies: wie voert welke functie uit en waarom?
• Vervolgens maak je voor elke functie een functieomschrijving op en voegt ze toe aan het protocol. Zowel de leidinggevende als de werknemer die de functie uitvoert moeten ze dan goedkeuren en ondertekenen.
• Daarna worden alle functies gewogen op basis van een gestandaardiseerd puntensysteem.
• Zodra je een gewicht aan de functies hebt toegekend, krijg je automatisch een klassement.

Elk jaar neemt een daartoe bevoegde commissie de klassieke functieclassificatie opnieuw grondig onder de loep om te kijken of alle functies en bijhorend puntensysteem nog correct geschaald zijn.​

Moderne bedrijven hechten steeds minder belang aan functies en functieomschrijvingen. Bij hen krijgen medewerkers bepaalde rollen toebedeeld: ze hebben een Functie-DNA in plaats van een functieomschrijving. Aan één Functie-DNA kunnen meerdere functies worden toegewezen. Mogelijk zijn er echter nog functieomschrijvingen, die bijvoorbeeld gebruikt worden voor evaluaties of nieuwe aanwervingen.

In dit geval is er nood aan een minder analytisch maar flexibeler systeem van functieclassificatie. Een dynamische functieclassificatie is hier vaak de oplossing, omdat ze aandacht heeft voor meerdere verschillende hr-dimensies. Het is vooral interessant voor snelgroeiende organisaties waarin regelmatig processen en functies veranderen.

Om een dynamische functieclassificatie op te stellen, heb je minder stappen nodig; je kunt ze dus sneller doorvoeren:

• Eerst vindt er een intakegesprek plaats tussen de systeemhouder Functie-DNA van Acerta en de leidinggevende om de specifieke rol waarover het gaat op te tekenen.
• Na het diepte-interview doorloop je een beslissingsboom (boomstructuur uit met verschillende scenario’s en ja/nee-vragen), zodat je er de verschillende rollen uit kunt destilleren.
• Hierna gebeurt een levelbepaling, waarbij de functievereisten die toegewezen worden aan de allocatietool. Een Functie-DNA omvat 9 verschillende rollen, op 4 niveaus.

Volgens dit systeem kunnen meerdere verschillende functies in dezelfde rol en hetzelfde level vallen, omdat deze functies in het Functie-DNA eenzelfde zwaarte hebben.

Zowel het klassieke als het dynamische systeem hebben voor- en nadelen. Hoewel het klassieke systeem beter gekend is, gaat het dynamische doorgaans sneller. Als werkgever moet je natuurlijk minimaal rekening houden met de sectorclassificatie en de bijhorende minimumlonen. Je kiest dus het systeem, maar de aanwezigheid van de vakbond kan de keuze wel in een bepaalde richting sturen.

Breng daarom op voorhand de juiste partijen aan tafel, want de neuzen moeten in dezelfde richting staan vooraleer je het juiste systeem gaat implementeren. Je kunt ook steeds rekenen op Acerta: wij helpen je met het organiseren van zowel een klassieke als een dynamische functieclassificatie. Samen zetten we een passend functiehuis op met verantwoordelijkheden die eigen zijn aan jouw organisatie.

Zelf een functieclassificatiesysteem implementeren?