De do’s en don’ts van het ontslaggesprek

Als de wegen scheiden tussen je organisatie en een medewerker, is het belangrijk om het ontslaggesprek zorgvuldig aan te pakken. Wat moet je doen en wat moet je laten, opdat jullie wegen op een respectvolle manier kunnen scheiden?

Een goede voorbereiding is het halve werk. Zet op voorhand je ontslagredenen duidelijk op een rijtje en bereid kernpunten voor. Zo vergeet je zeker niets te zeggen en verloopt het gesprek – ondanks de mogelijke emoties – volgens een duidelijke structuur. 

Denk ook goed na over de tijd en locatie van het gesprek. Plan een ontslaggesprek liever aan het begin van de dag in, zodat je na het ontslaggesprek de tijd hebt om dit te communiceren  aan de collega’s en eventueel externen (klanten, leveranciers,…) waar de medewerker regelmatig contact mee had. Uiteraard zorg je ook best voor een ruimte waar niemand je stoort. Zorg er ook voor dat alle formaliteiten in orde zijn en bedenk vooraf hoe je de overdracht van het werk zal regelen.

Wat de reden van het ontslag ook is: zorg dat ze duidelijk overkomt bij je medewerker. Wind er geen doekjes om en communiceer helder en eerlijk. Het is een menselijke reflex om het nieuws te willen verzachten, maar aan het begin van een ontslaggesprek laat je best niet teveel ruimte voor discussie. Het is vooral belangrijk dat je het slechte nieuws brengt en je beweegredenen goed toelicht.

Zeg meteen bij de start van het gesprek dat je slecht nieuws hebt en dat je de samenwerking zal stopzetten. Laat even een stilte vallen nadat je medewerker het nieuws hoort. Hij heeft tijd nodig om het te laten bezinken en verwerken. Reageert je medewerker boos, verdrietig of teleurgesteld? Geef hem dan ook de ruimte om stoom af te blazen en toon begrip voor zijn reactie. Doe je dat niet? Dan is de kans groot dat het ontslaggesprek een zeer traumatiserende ervaring wordt voor je medewerker. We horen zo vaak de uitspraak‘ ik kan ermee leven dat ik ontslagen ben, maar de manier waarop vergeet ik nooit meer… ’ Alle reden dus om de nodige zorg te besteden aan de ontslagmededeling.

Kader het ontslag van een medewerker altijd kort naar zijn collega’s. Treed niet in details, maar communiceer wel duidelijk waarom je afscheid nam van hun collega.

Bespreek ook hoe je de overdracht van het takenpakket van de medewerker zal regelen. Zo voorkom je roddels en eventuele ongerustheid.

Had de medewerker veel contact met externen (klanten, leveranciers,…)? Stuur hen een berichtje met de coördinaten van de nieuwe contactpersoon.

Ontsla je een medewerker niet omwille van zijn prestaties en zou je hem liever aan boord houden? Ga dan eens na of er alternatieven zijn – bijvoorbeeld door hem tijdelijk elders te laten werken via multiwerkgeverschap of je loonbeleid te optimaliseren.