Van Dimona-nachtmerries naar vlotte planning: de succesvolle samenwerking van Take Five Espressobars met bookU en Acerta
Zin in een lekkere koffie, een verkwikkend ontbijt of een frisse lunch? Je vindt het allemaal in de Take Five espressobars in het hartje van Gent. Kwaliteit én beleving aanbieden in een oase van rust en jazzy gezelligheid, daar zorgen Alexis Ywaska en zijn 50-koppige team voor. Met wat hulp van bookU en Acerta.
“Om mijn espressobars 7 dagen per week open te houden heb ik een team van 42 flexibele en 8 vaste medewerkers, een groep van 50 medewerkers in totaal,” vertelt Alexis. “Op een weekdag werken er 5 medewerkers per locatie, in het weekend zijn dat er 7.”
Dimona-nachtmerries
Alexis is met Take Five al 7 jaar klant van het sociaal secretariaat van Acerta. Ruim een jaar geleden kwam hij in contact met bookU. Hij hield toen zijn planning voor 50 medewerkers volledig bij in Excel en communiceerde naar elke medewerker afzonderlijk via zijn mailbox.
“Ik had letterlijk nachtmerries over de Dimona’s,” vertelt Alexis. “Bij elke tewerkstelling moest ik actie ondernemen en ik vreesde hieraan voor de rest van mijn leven gekluisterd te zitten. Voor mij is dit het grootste voordeel van werken met bookU en Acerta: de aangifte gebeurt nu automatisch. Ik moet het geheel nog 1 keer per week nakijken, dat is het. Heerlijk!"
Volledige planning vanuit één softwaretool
"Het hoofddoel van bookU, de volledige planning beheren vanuit één handige softwaretool, is natuurlijk ook een groot voordeel in mijn werking. Mijn planningsproces is nu volledig geautomatiseerd. Medewerkers geven hun beschikbaarheden en afwezigheden in. Ik maak het planningsplaatje rond. En de tool communiceert met de medewerkers. Superhandig, als je zoals in onze sector, vaak op korte termijn wijzigingen aan de planning moet aanbrengen. Het werkt tijdbesparend voor mij, en het is ook handig voor mijn medewerkers.
Ook de ‘open shifts’, de open plaatsen in de planning, los ik nu snel op. Ik nodig medewerkers uit, zij stellen zich beschikbaar, ik boek de juiste persoon in de planning en het systeem zorgt voor de rest van de flow.”
Koppeling bookU en Acerta Connect
Ook zeer nuttig is de koppeling tussen bookU en Acerta Connect, de payrolltool van Acerta. Personeelsgegevens van de tijdelijke medewerkers worden in bookU ingegeven en gaan automatisch door naar Acerta Connect.
Alexis: "Dat bespaart veel tijd en zorgt ervoor dat er geen fouten insluipen. Zeker op bepaalde momenten in het jaar, bijvoorbeeld op het einde van het schooljaar wanneer er veel nieuwe studenten, uitzendkrachten en flexi’s in de pool bijkomen, is dit een enorme hulp. Ook de bevestiging van de medewerkersprestaties loopt eenvoudig, en voor het vast personeel moet ik in Acerta Connect enkel nog de ziektedagen en vakantiedagen ingeven, that’s it. En heb ik vragen, ik bel liever dan ik mail naar Acerta. Met mijn vaste contactpersoon Laurien verloopt dat super vlot, op elke vraag krijg ik een concreet antwoord per telefoon.”
Vlotte opstart bookU
Het automatiseren van je personeelsadministratie vraagt een goede voorbereiding en daarna even aanpassen, vindt Alexis. “Maar dat verliep zeer vlot met de mensen van bookU. We deden eerst testen zodat ik met een gerust hart het nieuwe systeem kon gebruiken. Ik kreeg ook een opleiding en de mensen van bookU staan altijd behulpzaam klaar voor ondersteuning.”
1 plus 1 is meer dan 2
Voor Alexis werd het snel duidelijk welke meerwaarde de tool bood voor zijn horecazaken: tijdsbesparing, minder fouten en meer ‘peace of mind’. Alexis: “Dat geldt voor mij als werkgever, maar ook voor onze medewerkers. Een jaar na de opstart kan ik eenduidig zeggen dat het een goede beslissing was. Ik zou niet meer terugwillen naar de manuele planning. En de samenwerking van bookU met Acerta maakt planning, loonberekening en -administratie nog gemakkelijker.”
