AAK: een nieuw dynamisch evenwicht voor het hr-departement
AAK in Merksem was al klant van Acerta Sociaal Secretariaat en het deed ad hoc al op Acerta een beroep voor hr-juridisch advies, toen het in januari 2019 begeleiding vroeg bij een optimalisatie van zijn administratieve hr-processen. Een paar maanden later waren zes basisprocessen gedefinieerd en helder in kaart gebracht, hadden er workshops plaatsgevonden met de belangrijkste stakeholders, waren procesflows opgesteld, de resultaten toegelicht en de rapporten opgeleverd en gepresenteerd. En geheel volgens de prioriteitenlijst begeleidde Acerta AAK ook naar een nieuwe software voor de registratie van werkuren en aanwezigheden.
Als het hr-departement niet futureproof is
AAK in Merksem was voorheen een productie-eenheid van CSM Benelux en sinds de overname in 2014 door het Zweedse AAK, was het in Merksem aanvankelijk vooral business as usual. Maar Merksem telt rond de 90 medewerkers en de context is internationaal, gaandeweg bleek het bedrijf toch niet zo heel erg goed uitgerust voor de (hr-)uitdagingen van vandaag en morgen. Via zijn accountmanager van Acerta Sociaal Secretariaat kwam AAK in contact met Hannelore Van Meldert, Service Coach Acerta Consult. Hannelore stelde het Dynamic Balance Assessment (DBA) voor en dat was het begin van een nieuwe dynamiek voor de hr-afdeling bij AAK.
Een Dynamic Balance Assessment voor HR
Hannelore Van Meldert: “Met de DBA-methodologie lichten we organisaties en de werking van het hr-departement door. We bekijken het geheel en doen dat vanuit drie pijlers: het personeel en zijn vaardigheden, de processen en hoe die georganiseerd zijn en de ondersteunende systemen en tools. Via een strategisch hr werken we voor alle drie naar een nieuw dynamisch evenwicht.”
Bij AAK zijn volgens de DBA-methodologie de zes basisprocessen onder de loep genomen:
- in dienst,
- uit dienst,
- persoonlijke en professionele wijzigingen,
- payroll,
- extralegale voordelen,
- time & attendance.
Het hr-departement ontdoet zich van tijdvreters en knelpunten
Tom Verfaillie, HR manager Benelux van AAK: “Heel wat van de administratieve processtappen zaten in de hoofden van de vaste medewerkers en waren niet adequaat gedocumenteerd. Dat was een eerste uitdaging. Daarnaast zaten er nogal wat tijdvreters en knelpunten in onze hr-processen. Bijvoorbeeld over time & attendance waren elke maand te veel correctieve acties nodig om payroll efficiënt en correct te kunnen te laten verlopen. Zowel de hard- als de software voldeden niet meer. Het knaagde elke maand aan de kostbare drie dagen ‘in house’ van de payroll-administrator van Acerta. Die problemen waren ons bekend, maar tot verbeteropties kwamen we niet. Door de doortastende aanpak van Hannelore en door de beproefde DBA-methodologie kennen we de structurele oplossingen nu wel.”
Gecharmeerd door Acerta’s aanpak: heel proactief en uiterst professioneel
Tom Verfaillie: “We waren en zijn heel gecharmeerd door de proactieve en professionele aanpak. Hannelore heeft de vaart erin gehouden, soms ondanks ons. Zij heeft met de stakeholders/line managers de gesprekken gemodereerd om de bekommernissen te capteren en te komen tot een gedragen ‘request for proposal’. Zij heeft contact gezocht met mogelijke leveranciers en de opvolging gedaan. Resultaat: de keuze van ‘preferred supplier’ is ondertussen gemaakt, we kunnen niet wachten tot we met het nieuwe systeem aan de slag kunnen. En ook over elk van onze andere basisprocessen hebben we nu een duidelijk rapport met duidelijke verbeterpunten. De beloofde nieuwe dynamiek is voor HR bij AAK zeker een feit.”
In de Belgische productie-eenheid van het Zweedse AarhusKarlshamn (AAK) in Merksem worden vetten voor het bakkerijkanaal in België, Nederland en Frankrijk geproduceerd. Er werken zo’n 90 vaste medewerkers. De Zweedse groep is specialist in plantaardige vetten en oliën voor de voedingsindustrie en de sector van de verzorgingsproducten, heeft 20 productie-eenheden en is actief in 25 landen wereldwijd.
Evenwicht in je HR-beleid?
Via de Dynamic Balance Assessment bekijkt Acerta het geheel: je medewerkers, je processen, de systemen en tools die je hr-beleid ondersteunen.
