Werkbaar en wendbaar deeltijds werk: wat wijzigt er?

De wetswijziging streeft naar een administratieve vereenvoudiging voor werkgevers, zonder daarbij de rechten van deeltijdse werknemers en de controlemogelijkheden van inspectiediensten over het hoofd te zien. Nu de wet werkbaar en wendbaar werk een feit is, zult u vooral het arbeidsreglement moeten herbekijken, door een tijdskader voor variabel deeltijds werk uit te werken en een werkwijze te bepalen om variabele werkroosters ter kennis te brengen van de betrokken werknemers.Voor nieuwe deeltijdse arbeidsovereenkomsten bent u hiertoe verplicht vanaf 1 oktober 2017; voor de bestaande contracten heeft u tot 1 april 2018 de tijd om uw arbeidsreglement aan te passen aan de nieuwe regels.

Er komt een versoepeling van het arbeidsreglement wanneer u deeltijdse werknemers tewerkstelt. U hoeft niet langer, zoals nu het geval is, alle deeltijdse arbeidsregelingen en werkroosters die in de onderneming gelden, in het arbeidsreglement op te nemen. Dat geldt zowel voor vaste als variabele deeltijdse roosters. In geval van variabel deeltijds werk, dient u een algemeen kader vast te leggen.

Om deeltijdse werknemers die variabel werken een concreet beeld te geven van de mogelijke werkroosters, moet het arbeidsreglement het volgende vermelden:

• Het tijdstip waarop de werkdag ten vroegste start en ten laatste eindigt.
• De dagen van de week waarop arbeidsprestaties kunnen worden voorzien.
• De minimale en maximale dagelijkse arbeidsduur.
• De minimale en maximale wekelijkse arbeidsduur, wanneer deeltijdse werknemers een gemiddelde wekelijkse arbeidsduur over een bepaalde referteperiode presteren.
• De manier waarop en de termijn waarbinnen de deeltijdse werknemers op de hoogte worden gebracht van hun werkroosters.

De kennisgeving van de roosters moet verplicht schriftelijk gebeuren. Het kan gaan om een bericht in papieren of elektronische vorm, dat gedateerd is door de werkgever, zijn lasthebber of aangestelde. De wijze van kennisgeving kan vrij worden bepaald, voor zover de roosters op een betrouwbare, geschikte en toegankelijke wijze ter kennis worden gebracht (bijvoorbeeld via e-mail of een bericht op intranet).

De bekendmaking kan individueel of collectief gebeuren, maar moet wel voor iedere werknemer afzonderlijk het rooster bepalen. De roosters moeten minstens vijf werkdagen vooraf ter kennis worden gebracht. De termijn kan worden gewijzigd door een algemeen verbindend verklaarde CAO, zonder korter te mogen zijn dan één werkdag.  

De Arbeidsovereenkomstenwet 3 juli 1978 (artikel 11bis) wordt aangepast en bepaalt uitdrukkelijk dat wanneer u met uw werknemer een variabel rooster afspreekt, er in dat geval uit de deeltijdse arbeidsovereenkomst moet blijken dat het werkrooster wordt vastgesteld volgens de regels die het arbeidsreglement bepaalt. Het volstaat dat de variabele deeltijdse arbeidsovereenkomst in dat geval de overeengekomen deeltijdse arbeidsregeling vermeldt. 

De deeltijdse arbeidsovereenkomst of het uittreksel eruit kunnen in de toekomst zowel in papieren als in elektronische vorm geldig bewaard worden.

Ook de bekendmaking van variabele roosters wordt vereenvoudigd. De huidige regelgeving legt twee afzonderlijke procedures vast: één ten behoeve van de deeltijdse werknemers (bekendmaking vijf werkdagen vooraf door aanplakking van een gedateerd bericht, tenzij anders geregeld) en één ten behoeve van de controlediensten (bekendmaking voor het begin van de arbeidsdag). De bekendmaking ter controle van de deeltijdse arbeid is enkel mogelijk via aanplakking van een bericht en dus in papieren vorm.

Hierin komt verandering. U dient variabele deeltijdse werknemers vooraf in kennis te stellen van hun werkroosters door middel van een schriftelijk en gedateerd bericht met de individuele werkroosters, en dit in overeenstemming met de modaliteiten opgenomen in uw arbeidsreglement. Het bericht met de individuele werkroosters of een afschrift ervan moet in papieren of in elektronische vorm bewaard worden op de plaats waar het arbeidsreglement kan worden geraadpleegd van zodra en zolang het werkrooster van kracht is. Nadien moet het gedurende een jaar worden bewaard, te rekenen vanaf de dag waarop het werkrooster ophoudt van kracht te zijn.

De verplichting om afwijkingen op de normale deeltijdse werkroosters te registeren, blijft behouden. De wettelijke bepaling in dat verband krijgt een update en brengt de bestaande voorwaarden en waarborgen van de controlemiddelen in lijn met nieuwe tijdsregistratietechnologieën.  

U krijgt vanaf 1 oktober tot 1 april 2018 de tijd om uw arbeidsreglement aan te passen aan de nieuwe bepalingen over de deeltijdse arbeid.

Bestaande CAO’s (gesloten in een paritair comité en bij KB algemeen verbindend verklaard) die de kennisgevingstermijn van 5 werkdagen hebben gewijzigd, blijven ook na de inwerkingtreding van de nieuwe wet gelden. 

Welke actie moet u ondernemen?

Arbeidsreglement

• Vast deeltijds: de werkroosters hoeven niet meer vermeld te staan in het arbeidsreglement, u kunt ze bij de opmaak van een nieuw arbeidsreglement of de herziening van een bestaand arbeidsreglement weglaten.
• Cyclisch deeltijds: De regeling wordt als vast beschouwd. De werkroosters moeten niet meer vermeld staan in het arbeidsreglement.
  In geval van cyclisch deeltijds werken moet het arbeidsreglement evenmin de vaste orde bepalen waarin de dagelijkse werkroosters elkaar opvolgen. De volgorde moet enkel in de arbeidsovereenkomst worden opgenomen. 
• Variabel deeltijds: aanpassing van het arbeidsreglement vereist na raadpleging van de werknemers (via ondernemingsraad of opmerkingenregister)
  • Algemeen kader vastleggen, met vermelding van:
    • dagelijks tijdvak waarin gewerkt wordt
    • dagen van de week waarop gewerkt wordt
    • minimale en maximale dagelijkse arbeidsduur (met een minimum van 3u, tenzij in uw sector een afwijking geldt)
    • minimale en maximale wekelijkse arbeidsduur (indien ook de wekelijkse arbeidsduur variabel is)
    • wijze en termijn van kennisgeving
  • Timing: binnen de zes maanden vanaf de inwerkingtreding van de nieuwe bepalingen over deeltijds werken. Concreet: zes maanden te rekenen vanaf 1 oktober 2017.
  • Merk op: over de opname van roosters en de kennisgeving van voltijdse variabele roosters spreekt de Wet Werkbaar Werk zich niet uit. 

Deeltijdse arbeidsovereenkomst

• Vast deeltijds: de deeltijdse arbeidsovereenkomst vermeldt zoals voorheen het individuele overeengekomen werkrooster. Een verwijzing naar het arbeidsreglement hoeft hier niet.
• Variabel deeltijds: de deeltijdse arbeidsovereenkomst vermeldt dat de werkroosters worden ingepast in het algemeen tijdskader opgenomen in het arbeidsreglement.
• Bewaren van een kopie van de deeltijdse arbeidsovereenkomst of een uittreksel ervan. Deze verplichting is niet nieuw, maar u kunt dit voortaan ook elektronisch doen. 

Kennisgeving van de werkroosters bij variabel deeltijds

• Eén kennisgeving volstaat voortaan binnen de termijn en volgens de wijze bepaald in het arbeidsreglement. De kennisgevingstermijn van minstens 5 werkdagen blijft behouden, tenzij een algemeen verbindend verklaarde CAO een kortere termijn vaststelt (minstens 1 werkdag).
• De kennisgeving moet schriftelijk gebeuren, maar dat kan ook elektronisch.
• Het bericht van kennisgeving moet 1 jaar bewaard worden, voortaan eventueel ook elektronisch. 

Registratie van afwijkingen

• Registratie van afwijkingen op de vaste, cyclische of variabele deeltijdse roosters door middel van een elektronisch systeem van tijdsopvolging, dat aan een aantal voorwaarden voldoet, wordt de norm. De verplichting om een wekelijkse afdruk te maken, valt weg.