Onkostenvergoeding bij thuis- en telewerk: nieuwe regels
Thuiswerk heeft al heel wat inkt doen vloeien tijdens de coronapandemie. Thuiswerk werd een verplichting, en de bestaande regels rond thuis- en telewerk waren ontoereikend voor deze nieuwe situatie. De Nationale Arbeidsraad zette een eerste stap in de goede richting en sloot op 26 januari 2021 een nieuwe cao die het corona-telewerk regelt. Op 26 februari 2021 heeft vervolgens de fiscus een nieuwe circulaire gepubliceerd en op 4 maart 2021 heeft ook de RSZ een tussentijdse instructie over de thuiswerkregels bekend gemaakt.
Wat staat er in de nieuwe circulaire en tussentijdse instructie over thuiswerk?
Beide documenten geven weer welke kosten werkgevers kunnen betalen aan hun telewerkers. Op fiscaal vlak gaat om een coördinatie – én aanpassing – van alle bestaande fiscale regels. De voorgaande circulaire(s) werd(en) dan ook afgeschaft of geïntegreerd. Positief nieuws is dat de fiscus en de RSZ op dezelfde golflengte zitten en dezelfde regels zullen toepassen. Meer nog: als er twijfel bestaat of iets al dan niet als loon moet worden beschouwd bij terugbetalingen van kosten of de terbeschikkingstelling van materiaal, is de fiscale circulaire leidend. Let op: de fiscus (of de RSZ) stellen niet dat het verplicht is deze onkostenvergoedingen te betalen.
Wie kan een onkostenvergoeding voor telewerk ontvangen?
Het gaat om alle werknemers die regelmatig en structureel thuis werken. En dat wordt direct heel concreet ingevuld: dat zijn werknemers die gemiddeld (+/-) 8 uur per week (een werkdag) thuis werken. Een werknemer die dagelijks 2 uur thuis werkt, kan in die zin al een telewerker zijn. Maar het moet wel gaan om werknemers die functioneel thuis werken, niet om wie af en toe ’s avonds nog eens zijn PC openklapt.
Welke kosten mogen vergoed worden?
1. Algemene kantoorkosten
De werkgever kan met een forfaitaire onkostenvergoeding de algemene kantoorkosten dekken. Dat gaat dan om de kleine kantoorbenodigdheden, de nutsvoorzieningen, printpapier, drankjes, onderhoud, verzekeringen, desgevallend de huur, …
Die forfaitaire onkostenvergoeding mag maximaal 129,48 euro per maand bedragen, of uitzonderlijk 144,31 euro per maand in de maanden april, mei en juni 2021. Vanaf juli is dat dan terug 129,48 euro.
2. Werkmiddelen
De werkgever kan zelf een PC, laptop en randapparatuur meegeven aan de thuiswerker, of hij kan die apart vergoeden als de werknemer ze zelf aankoopt. Vergoeden kan dan aan de reële kostprijs, of ook nog eens op een forfaitaire basis.
De circulaire en de tussentijdse instructies bepalen die forfaits:
- 20 euro per maand voor de werknemer die zijn eigen computer en randapparatuur gebruikt;
- 20 euro per maand voor de werknemer die zijn eigen internetabonnement gebruikt;
- 5 euro per maand voor de werknemer die wel een PC of laptop van zijn werkgever heeft meegekregen, maar thuis een tweede computerscherm gebruikt dat zijn eigendom is,
- 5 euro per maand voor de werknemer die wel een PC of laptop van zijn werkgever heeft meegekregen, maar thuis zijn eigen scanner en/of printer gebruikt voor zijn werk.
Deze vergoedingen zijn te combineren met de forfaitaire onkostenvergoeding voor de algemene kantoorkosten. Je kan echter bovenstaand forfait van 20 euro voor de eigen PC niet combineren met dat van 5 euro.
3. Kantoormeubilair
De werkgever kan ook nog het kantoormeubilair van de werknemer apart vergoeden. Hier gelden geen forfaitaire onkostenramingen voor. De werkgever moet die dus aan hun reële waarde vergoeden, en daar de nodige bewijsstukken voor hebben ook. Daarenboven moet hij goede afspraken maken met de thuiswerker over die vergoedingen, want die worden het best gekoppeld aan de normale gebruiksduur van dat meubilair (afschrijvingsperiode).
De werkgever kan dat materiaal en die meubels ook aan de werknemer in bruikleen geven. De werkgever blijft dan eigenaar. Dat is een andere manier om die kosten van het thuiswerken van de werknemer te vergoeden. En daar gelden dan weer andere regels voor, met andere circulaires….
Webinar: Onkosten voor thuiswerk
Welke onkosten in het kader van thuiswerk kan of moet je als werkgever betalen aan je medewerker? Hoe zit het met de (para)fiscale spelregels? Hoe kan je voorzien in de inrichting van een thuiswerkplek? Dat kom je te weten in dit webinar on demand.
Geschreven door
Juridisch adviseur bij Acerta
Deel dit artikel
Gerelateerde artikels
