Nieuwe forfaitaire vergoedingen voor buitenlandse dienstreizen
De bedragen van de forfaitaire dagvergoedingen die werkgevers vanaf 6 juli 2018 mogen betalen aan werknemers die een buitenlandse dienstreis maken, zijn gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad. Deze bedragen worden jaarlijks herbekeken. De bedragen wijzigen ten opzichte van de bedragen die golden tot en met 5 juli van dit jaar. Voor sommige landen werden de vergoedingen opgetrokken, voor andere dan weer verlaagd. Kijk de vergoedingen die u toekent dus zeker goed na!
Indien een werkgever zich houdt aan deze forfaits voor de terugbetaling van kosten die werknemers of bedrijfsleiders hebben tijdens een buitenlandse dienstreis, dan is deze betaling belastingvrij. De hoogte van de vergoeding verschilt naargelang het land van de dienstreis en naargelang het gaat om een korte (= categorie 1) of lange dienstreis (= categorie 2) (dit is: korter of langer dan 30 kalenderdagen).
Bedragen voor ambtenaren gebruiken voor de privésector
De forfaits die jaarlijks gepubliceerd worden in het Belgisch Staatsblad gelden in eerste instantie voor de ambtenaren van de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking die zich voor een officiële opdracht naar het buitenland begeven.
De fiscus aanvaardt echter dat deze bedragen ook – belastingvrij – kunnen worden toegekend aan werknemers en bedrijfsleiders uit de privésector. Dit geldt echter enkel op voorwaarde dat dienstreizen naar het buitenland geen deel uitmaken van de normale dagelijkse beroepsactiviteit van die werknemers of bedrijfsleiders.
Jaarlijks wordt er een circulaire gepubliceerd die deze gelijkschakeling expliciet bekrachtigt.
Welke kosten omvat deze dagvergoeding?
De dagelijkse verblijfsvergoedingen dekken de kosten van maaltijden en andere kleine uitgaven in het buitenland. Onder kleine uitgaven worden onder meer het vervoer in het land van bestemming zelf, de fooien en de lokale telefoongesprekken verstaan. De kosten van overnachting en de reiskosten van en naar het buitenland zijn hierin dus niet begrepen. Deze kosten mogen naast, en bovenop, deze vergoeding nog worden (terug)betaald.
Wanneer in de kosten van de overnachting echter ook maaltijden begrepen zitten, moeten de dagforfaits verminderd worden. Dezelfde kost mag immers maar 1 keer terugbetaald worden.
De vermindering hangt af van de maaltijd die inbegrepen is en ziet er uit als volgt:
- 15% van de dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoeding, voor het ontbijt;
- 35% van de dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoeding, voor het middagmaal;
- 45% van de dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoeding, voor het avondmaal.
Indien een werkgever maaltijdcheques betaalt voor de dagen waarop zijn werknemer of bedrijfsleider in het buitenland op dienstreis is, moet de dagvergoeding eveneens verminderd worden. De vermindering is dan gelijk aan de werkgeversbijdrage in de maaltijdcheque (maximum 6,91 euro/cheque).
Zijn hogere vergoedingen mogelijk?
Indien een werkgever zich houdt aan de bedragen gepubliceerd in de landenlijst, wordt de vergoeding beschouwd als een terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever die vrij van belastingen is. De concrete kosten moeten dan niet worden bewezen. Deze forfaits worden immers geacht te zijn vastgesteld volgens “redelijke normen”.
In principe zijn hogere vergoedingen dan steeds belastbaar en moet er dus ook bedrijfsvoorheffing op worden ingehouden. Nochtans kan een werkgever - op basis van bewijsstukken – steeds aantonen dat die hogere vergoeding verantwoord is gelet op de werkelijk gemaakte professionele kosten.
Inwerkingtreding?
Deze nieuwe forfaits zijn van toepassing vanaf 6 juli 2018.
Voor de dienstreizen die voor die datum reeds toegezegd waren, maar die nog niet plaatsgevonden hebben, kan ook gebruik gemaakt worden van deze forfaits indien die voordeliger zijn voor de werknemer/bedrijfsleider.
Bron:
Ministerieel Besluit van 2 juli 2018 houdende vaststelling van verblijfsvergoedingen toegekend aan afgevaardigden en ambtenaren afhangend van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking die zich in officiële opdracht naar het buitenland begeven of zetelen in internationale commissies, BS 6 juli 2018.
De landenlijst is toegevoegd als bijlage bij dit Besluit.