Indemnités pour voyages professionnels nationaux : adaptation des forfaits fiscaux
En octobre 2022, l’indice-pivot pour l’indexation des allocations sociales et du traitement des fonctionnaires a été dépassé de nouveau. Ce dépassement entraîne également des conséquences au niveau fiscal : les indemnités que les employeurs du secteur privé peuvent payer net d’impôt pour les voyages professionnels nationaux de leurs travailleurs sont augmentées à partir de décembre. Ces indemnités se basent en effet sur les indemnités de séjour octroyées aux fonctionnaires fédéraux. En raison de la forte inflation, ces frais ont été ajustés plusieurs fois en peu de temps.
De quoi s’agit-il ?
Les travailleurs du secteur privé qui se déplacent pour des raisons professionnelles en Belgique peuvent recevoir une indemnité de leur employeur. Afin d’éviter de devoir systématiquement fournir la preuve des frais réellement engendrés, les employeurs peuvent accorder des indemnités forfaitaires.
L’administration fiscale accepte que les employeurs du secteur privé utilisent les indemnités forfaitaires que les fonctionnaires fédéraux reçoivent pour des déplacements professionnels similaires. Bien entendu, un certain nombre de conditions doivent être remplies.
Nouveaux montants à partir du 1er décembre 2022
Les indemnités forfaitaires sont adaptées comme suit :
| Montant à partir du 1er décembre 2022 | |
|---|---|
| Indemnité journalière (frais de repas) | 19,60 euros |
| Indemnité mensuelle (pour les travailleurs ayant une « fonction itinérante ») | Max. 313,60 euros (= 16 x 19,60 euros) |
Ces forfaits couvrent les frais mineurs associés aux déplacements professionnels, à l’exception des frais de déplacement proprement dits. Il s’agit principalement des frais de repas engagés sur la route. Cela signifie par exemple que si le travailleur reçoit également des chèques-repas pour un même jour d’absence, il convient de déduire la cotisation patronale des chèques-repas de l’indemnité forfaitaire accordée. En effet, des frais identiques ne peuvent être remboursés qu’une seule fois.
Si le travailleur doit effectuer un séjour et doit payer lui-même son logement, une indemnité complémentaire exonérée d’impôt de 147,05 euros/nuit peut être octroyée.
Les sociétés peuvent également octroyer cette indemnité à leurs dirigeants d’entreprise. Les principes décrits ci-dessus s’appliquent de la même manière.
Que dit l’ONSS ?
Les montants susmentionnés ont été acceptés par l’administration fiscale. L’ONSS applique ses propres règles et montants (divergents) concernant l’octroi d’indemnités aux travailleurs qui s’absentent de leur lieu de travail dans le cadre d’une mission pour leur employeur. Ces indemnités sont inférieures aux montants fiscaux adaptés. Il est donc préférable de vous limiter aux montants acceptés par l’ONSS.
Ces limitations ONSS ne valent évidemment pas pour les dirigeants d’entreprise. Dans ce cas, il est donc possible d’octroyer le forfait fiscal complet.
Vous pouvez retrouver les conditions d’octroi de cette indemnité fiscale dans le Guide social, section 24, II, D., 5. et les montants les plus récents sous Montants actuels, 59. Frais de séjour.
Source :
Circulaire 2022/C/112 relative aux indemnités pour frais de séjour en Belgique du 7 décembre 2022.