Veelgestelde vragen over Acerta en Doccle

1. Wat is Doccle?

2. Is Doccle veilig?

3. Hoelang blijven documenten zichtbaar?

4. Is Doccle gratis?

5. Ik ben mijn gebruikersnaam/wachtwoord vergeten. Wat nu?

6. Ik heb een technisch probleem met mijn Doccle-account. Wat nu?

7. Hoe start ik als werkgever met Doccle?

8. Kan Acerta mij ondersteunen bij de uitrol van Doccle in mijn organisatie?

9. Eén werknemer op Doccle, allemaal op Doccle?

10. Hoe weet ik als werkgever welke werknemers gebruikmaken van Doccle?

11. Als werkgever kies ik resoluut voor de elektronische loonbrief. Kan ik voor al mijn werknemers de papierinstelling ‘af’ kiezen?

12. Vanaf wanneer kan een nieuwe werknemer zijn/haar loondocumenten bekijken in Doccle?

13. Is het wettelijk geregeld dat ik alleen een elektronisch loonbriefje aanreik aan mijn personeel?

14. Is dit nu Doccle?

15. Wat is een token?

16. Ik vind mijn werknemer niet?

17. Van waar komt het email adres van de werknemer in de tegel?

18. Wat als ik het email adres van de werknemer in de tool aanpas?

19. Welke beveiliging is hier van toepassing?

20. Help, er gaat iets mis!

21. Hoe krijg ik mijn Acerta-toegangscode voor Doccle?

22. Moet ik voor Acerta een nieuwe Doccle-account aanmaken als ik er al een heb voor bijvoorbeeld KBC of Telenet?

23. Hoe weet ik dat er voor mij een nieuw document beschikbaar is op Doccle?

24. Is het gebruik van Doccle verplicht?

25. Welke Acerta-documenten kan ik zien en beheren in Doccle?

26. Kan Acerta ook documenten van andere Doccle-partners bekijken?

27. Wat is het verschil tussen Doccle en Zoomit?

28. Ik ben veranderd van werkgever/juridische entiteit. Wat moet ik doen?

29. Ik heb een nieuw HRM-nummer. Wat moet ik doen?

30. Ik had nog geen definitief rijksregisternummer en nu wel, blijf ik mijn documenten nog steeds ontvangen in Doccle?

Doccle is een veilig en eenvoudig digitaal archief op het internet, dé manier om jouw administratie op één plaats te beheren. Doccle werkt als een virtuele brievenbus: je ontvangt documenten (bv. facturen), je kan ze lezen, betalen én bewaren.
Acerta richtte Doccle op samen met Telenet en CM. Ook andere leveranciers werken ondertussen met Doccle: KBC, Waterlink, Farys ... er komen er steeds bij. Het recentste overzicht van alle partners vind je op www.doccle.be/partners.

Met Doccle biedt Acerta jou een kanaal voor het ontvangen en bewaren van loonbrieven (ook de correcties), individuele rekeningen en fiscale fiches.

Acerta kiest daarmee resoluut voor digitalisering, een vlottere, efficiëntere en vooral groenere administratie, zonder papier, met Doccle. Doe je mee?

Doccle werd ontwikkeld in samenwerking metWorldline. Jouw gegevens staan er honderd procent veilig en worden nooit gebruikt voor andere doeleinden. Deelnemende partners hebben geen toegang tot documenten of gegevens van andere partners.

Meer info over de privacy policy van Doccle

Fiscale fiches en individuele rekeningen worden 10 jaar bewaard, loonbrieven 7 jaar, tenzij je beslist ze eerder te verwijderen.

Documenten zullen hoe dan ook nooit van Doccle verdwijnen zonder dat jij daarvan tijdig op de hoogte wordt gebracht. Wil je documenten langer bewaren, dan kan je ze altijd opslaan op jouw eigen computer.

Ja, aan Doccle zijn geen kosten verbonden.

Op de aanmeldingspagina van Doccle kan je jouw gebruikersnaam en/of paswoord opvragen. Let erop dat je het e-mailadres gebruikt waarmee je jouw account aanmaakte. Ben je dat vergeten of vind je dit hoe dan ook handiger, neem dan contact op via de chatfunctie op Doccle.be.

Opgelet! Maak geen nieuw account aan want dan ben je alle connecties met de partners waarmee je al verbonden was kwijt.

Doccle heeft een helpdesk. Je kan daarmee contact opnemen via de chatfunctie. 

Elke Doccle-gebruiker heeft een token nodig om zich aan te melden bij Doccle. Als werkgever heb je hiervoor twee opties :

1. Je beheert zelf de aanvragen via de Acerta-tool ‘Verzendinstellingen documenten’ op MyAcerta. Indien je hiertoe nog geen toegang hebt, neem dan contact op met je kantoor.
2. Je promoot de individuele aanvraag door de werknemers zelf met behulp van hun e-ID. Je werknemer kan dat via deze link.

Ja, Acerta heeft een set van Quicklearns voor werkgever en werknemer die ter beschikking zijn op MyAcerta bij “Aan de slag” “Applicatie handleidingen werkgever”. Je aanspreekpunt kan je hierin de nodige ondersteuning geven.

Neen. Iedere werknemer maakt individueel de keuze om al dan niet te Docclen. Ook al zou je als werkgever Doccle niet actief promoten, dan nog kan een werknemer een token aanvragen en Doccle gebruiken om zijn/haar documenten digitaal te ontvangen. Het is wel aan te raden om hier als organisatie een keuze in te maken en deze te communiceren naar jouw werknemers. 

Je vindt een overzicht van de werknemers met hun Doccle-instellingen via de Acerta-tool ‘Verzendinstellingen documenten’ op MyAcerta. Daarop zie je wie van de werknemers geconnecteerd is met Doccle en wat de papierinstelling is (aan of af).

Ja, maar als een werknemer zou vragen om documenten terug op papier te krijgen, dan kan je dit individueel op ‘aan’ zetten. Klik hier om de succesverhalen, tips & tricks te bekijken van Acerta en andere klanten bij het uitrollen van Doccle.

Jouw nieuwe werknemer kan zijn/haar loondocumenten in Doccle bekijken NA de eerste loonverwerking.

Ja. Acerta adviseert je volgende bepaling op te nemen in jouw arbeidsreglement of arbeidsovereenkomst : “De werknemer verklaart zich akkoord dat zijn toekomstige loonbrieven/ dat vanaf de loonperiode XXX loonbonnen uitsluitend via digitale weg aan hem zullen worden verzonden en opgeslagen door de werkgever via Doccle cvba, ondernemingsnummer 0846.382.408, dat optreedt als elektronische archiveringsdienst. Deze loonbrieven kunnen in Doccle worden geraadpleegd via www.doccle.be.”

Neen dit is Doccle niet. Dit is een tool waarmee u als werkgever een token naar uw werknemer kan sturen waarmee hij zijn box van Acerta bij Doccle kan openen.

Het token is een geëncrypteerde sleutel waarmee de werknemer toegang krijgt tot de Acerta box bij Doccle. Vroeger diende de werknemer dat token zelf in te typen, met vaak vergissingen en de nodige frustratie als gevolg. Nu steekt het token achter de toegangsknop in de mail die naar de werknemer wordt verzonden. Let op, verborgen in dit token, zit het rijksregisternummer van de werknemer verwerkt. Stuur het dus niet op naar iemand anders.

Werknemers worden pas zichtbaar in de tool de dag nadat je ze gecreëerd hebt.

Indien je als werkgever met Connect werkt, halen we het email adres van de werknemer op vanuit Connect om te vermijden dat je dubbele input dient te doen. We hanteren daarbij de volgorde: eerst het werk emailadres en wanneer dat niet ingevuld is, gebruiken we het privé emailadres.

Wanneer je in de tool het email adres aanpast, stroomt dat NIET terug naar Connect. Connect is immers master van de gegevens.

We kunnen enkel controleren op de vorm van het email adres: staat er een @ in? Wordt er een punt gebruikt? Is de extensie .com, .be en dergelijke. We kunnen echt geen typfouten eruit halen.
Verdere beveiliging is er niet, ook niet bij Doccle. Diegene die de mail met het token ontvangt, zal zich toegang kunnen verschaffen tot de Acertabox van de werknemer bij Doccle. De reden hiervoor is dat we het eenvoudig en laagdrempelig willen houden om voor zoveel mogelijk mensen een gemakkelijke overstap te garanderen.

Indien je geen email adres kan ingeven, kijk dan even naar de kolom “Doccle”. Indien daar “verbonden” staat, is er reeds verbinding gemaakt met de Acerta box in Doccle.

Indien er geen blauwe of groene enveloppe staat achteraan, kijk dan even naar de kolom “Doccle”. Indien daar “verbonden” staat, is er reeds verbinding gemaakt met de Acerta box in Doccle. En kan er bijgevolg ook geen token meer verzonden worden.
Voor beide bovenstaande gevallen: indien uw werknemer geen verbinding heeft, maar in de tool staat dat er verbinding is met Doccle, dan dient u contact op te nemen met Acerta met de vraag deze verbinding te laten verbreken. Nadat Acerta dit met Doccle heeft geregeld, zal u terug in staat zijn een email adres in te brengen of te wijzigen en een token te verzenden. 

Persoon B krijgt het token toegezonden van persoon A.

• Indien er enkel een mail verzonden werd, maar persoon B heeft niet op de verbindingsknop werd gedrukt, is er geen probleem.
  • Aan persoon B vragen de email te verwijderen
  • Het email adres wijzigen en een nieuw token verzenden naar persoon A
  • Persoon A de verbinding laten maken.
• Indien persoon B de verbinding heeft gemaakt dienen we dat ongedaan te maken
  • Contact op nemen met Acerta die het nodige zal doen i.s.m. Doccle om de koppeling ongedaan te maken.
  • Het email adres wijzigen en een nieuw token verzenden naar persoon A na melding van Acerta dat de verbinding met persoon B werd verbroken
  • Persoon A de verbinding laten maken

Daarnaast zijn er verschillende redenen waarom een verkeerde verbinding werd gemaakt.
De remedie is steeds dezelfde: verbreking van de verbinding en opnieuw beginnen.

Wanneer een buitenlandse werknemer een voorlopig rijksregisternummer krijgt en nadien een definitief rijksregisternummer, is er een manuele tussenkomst van Acerta nodig. Het voorlopig rijksregisternummer werd reeds gelinkt aan de Acertabox bij Doccle en dat moeten we laten omleiden naar het definitief rijksregisternummer. Hiervoor neem je contact op met je dossierbeheerder.

Als werknemer heb je 2 manieren om de connectie tussen Doccle en Acerta te maken:

1. Als je van jouw werkgever een e-mail ontving, klik op Doccle Connect.
2. Via e-id kan een werknemer zijn/haar token activeren en zich rechtstreeks verbinden met Acerta in Doccle. Klik hier om de connectie te maken.

Je hoeft voor Acerta geen aparte Doccle-account aan te maken als je al een account hebt. Je hebt het Acerta token wel nodig om de koppeling te maken met jouw Acerta-documenten. Log gewoon aan met jouw gebruikersgegevens en klik op het Acerta-logo. Hier is nog eens de link naar de applicatie van Doccle.

Je ontvangt een e-mail van community@doccle.be zodra er voor jou een nieuw document in Doccle staat.

Neen, Doccle is een aanvullende service van Acerta. Jouw werkgever bepaalt of en hoe die Doccle wenst te gebruiken. Ken en/of gebruik jij Doccle maar uw werkgever (nog) niet, dan kan je jouw werkgever daarnaar vragen.

Op Doccle kan je via ‘verbinden met Acerta’ jouw loondocumenten (ook de correcties), fiscale fiches, individuele rekeningen, vakantieattesten, tewerkstellingsattesten en feedback ASR-aangifte van jouw werkgever ter beschikking krijgen.

Neen. Vergelijk Doccle met jouw eigen brievenbus, maar dan online. De verschillende Doccle-partners weten uiteraard wat zij jou bezorgden, maar ze zien niet wat andere partners jou stuurden.

Op Doccle kan je documenten zien, beheren en betalen. Het vereenvoudigt jouw persoonlijke administratie.
Op Zoomit kan je alleen betalingen doen.

Als jouw nieuwe werkgever zijn loonadministratie ook doet via Acerta, vraag dan aan je werkgever dat hij jou een nieuw token bezorgt voor het opnieuw verbinden met Acerta.

Bleef je bij dezelfde werkgever maar kreeg je toch een ander HRM-nummer, vraag dan aan je werkgever dat hij jou een nieuw token bezorgt voor het opnieuw verbinden met Acerta.

Neen, je dient via Doccle terug een verbinding te maken met Acerta. Je werkgever moet hiervoor contact opnemen met Acerta.