Foire aux questions sur Acerta et Doccle

1. Qu’est-ce que Doccle ?

2. Doccle est-il sûr ? 

3. Combien de temps les documents restent-ils visibles ?

4. Doccle est-il gratuit ?

5. J’ai oublié mon nom d’utilisateur/mot de passe. Que faire ?

6. Je rencontre un problème technique avec mon compte Doccle. Que faire ?

7. Comment débuter avec Doccle comme employeur ?

8. Acerta peut-il m’assister lors du déploiement de Doccle au sein de mon organisation ?

9. Un travailleur sur Doccle, tous sur Doccle ?

10. En tant qu’employeur, comment savoir quels travailleurs utilisent Doccle ?

11. En qualité d’employeur, je choisis sans hésitation la fiche de salaire électronique. Puis-je désactiver l’option papier pour tous mes travailleurs ?

12. À partir de quand un nouveau travailleur peut-il consulter ses documents salariaux dans Doccle ?

13. Puis-je légalement remettre uniquement une fiche de paie électronique à mon personnel ?

14. S’agit-il de Doccle ?

15. Qu’est-ce qu’un token ?

16. Je ne trouve pas mon travailleur.

17. D’où vient l’adresse e-mail du travailleur dans l’outil ?

18. Que se passe-t-il si j’adapte l’adresse e-mail du travailleur dans l’outil ?

19. Quelle sécurisation est d’application ici ?

20. Au secours, il y a un problème !

21. Comment puis-je recevoir mon code d’accès Acerta à Doccle ? 

22. Dois-je créer un nouveau compte Doccle pour Acerta lorsque j’en ai déjà un pour KBC ou Telenet par exemple ? 

23. Comment savoir qu’un nouveau document est disponible pour moi dans Doccle ?

24. L’utilisation de Doccle est-elle obligatoire ?

25. Quels documents Acerta puis-je consulter et gérer dans Doccle ? 

26. Acerta peut-il également consulter les documents d’autres partenaires Doccle ?

27. Quelle est la différence entre Zoomit et Doccle ?

28. J’ai changé d’employeur. Que dois-je faire ?

29. J’ai un nouveau numéro HRM. Que dois-je faire ?

30. Je n’avais pas encore de numéro de registre national définitif, mais c’est le cas à présent. Vais-je continuer à recevoir mes documents dans Doccle ?

Doccle, ce sont des archives numériques simples et sécurisées sur Internet, le moyen par excellence pour vous de gérer votre administration sur une seule plateforme ? Doccle fonctionne comme une boîte aux lettres virtuelle : vous recevez des documents (p. ex. des factures) et vous pouvez les lire, les payer et les conserver.

Acerta a créé Doccle en collaboration avec Telenet et CM. Entre-temps, d’autres fournisseurs ont également recours à Doccle : KBC, Waterlink, Farys... La liste ne cesse de s’allonger. Vous trouverez l’aperçu le plus récent de tous les partenaires sur www.doccle.be/partenaires.

À l’aide de Doccle, Acerta vous offre un canal pour recevoir et conserver des fiches de salaire (ainsi que les corrections), des comptes individuels et des fiches fiscales.

Ce faisant, Acerta opte fermement pour la numérisation et une administration plus rapide, plus efficace et surtout plus écologique, sans papier, avec Doccle. Envie de nous rejoindre ?

Doccle a été développé en collaboration avec Atos Wordline. Vos données sont 100 % sécurisées et ne sont jamais utilisées à d’autres fins. Les partenaires participants n’ont pas accès aux documents ou aux données d’autres partenaires.

Plus d’informations sur la politique de Doccle en matière de vie privée.

Les fiches fiscales et les comptes individuels sont conservés pendant 10 ans et les fiches de salaire durant 7 ans, sauf si vous décidez de les supprimer plus tôt.

Quoi qu’il en soit, les documents ne seront jamais effacés de Doccle sans que vous en soyez informé en temps voulu. Si vous souhaitez garder des documents plus longtemps, vous pouvez toujours les enregistrer sur votre ordinateur personnel.

Oui, Doccle n’entraîne aucuns frais.

Sur la page de connexion de Doccle, vous pouvez demander votre nom d’utilisateur et/ou votre mot de passe. Veillez à utiliser l’adresse e-mail avec laquelle vous avez créé votre compte. Si vous avez oublié ces informations ou que vous trouvez cela plus pratique, prenez contact par le biais de la discussion en ligne sur Doccle.be.

Attention ! Ne créez pas de nouveau compte, car vous perdrez toutes les connexions déjà réalisées avec les partenaires. 

Doccle dispose d’un helpdesk. Vous pouvez contacter ce dernier par le biais de la discussion en ligne.

Chaque utilisateur Doccle a besoin d’un token pour s’inscrire à Doccle. En tant qu’employeur, vous avez  deux options :

•  Vous gérez vous-même les demandes en utilisant le tool Acerta ‘Paramètres d’expédition documents’ sur MyAcerta. Si vous n’avez pas encore accès, contactez votre bureau.
• Vous encouragez les travailleurs à activer eux-mêmes leur token à l’aide de leur e-ID. Votre employé peut le faire via ce lien.

Oui, Acerta dispose d'une série de Quicklearns pour l'employeur et l'employé qui sont disponibles sur MyAcerta à la rubrique "Au travail" "Application manuel employer". Votre point de contact peut vous apporter l'aide nécessaire à cet égard. 

Non. Chaque travailleur choisit individuellement d’avoir recours à Doccle ou non. Même si l’employeur ne promeut pas Doccle activement, un travailleur peut demander un token et utiliser Doccle pour recevoir ses documents par voie électronique. C’est l’employeur qui doit communiquer clairement son choix à ses travailleurs.

Un aperçu des travailleurs et de leurs paramétrages Doccle figure sur le tool Acerta ‘Paramètres d’expédition documents’ sur MyAcerta. Vous y trouverez les travailleurs connectés à Doccle, ainsi que le statut de leur option papier (activée ou désactivée).

Oui, mais si un travailleur demanderait de recevoir ses documents sur papier, vous pouvez individuellement le remettre sur ‘activée’. Cliquez ici pour découvrir les témoignages et les trucs et astuces d’Acerta et d’autres clients lors du déploiement de Doccle. 

Votre nouveau travailleur peut consulter ses documents salariaux dans Doccle APRÈS le premier traitement des salaires.  

Oui. Acerta vous conseille de reprendre la disposition suivante dans votre règlement ou contrat de travail : « Le travailleur consent à ce que ses futures fiches de salaires/qu’à partir de la période salariale xxx, ses fiches de salaire lui soient envoyées uniquement de manière numérique et stockées par l’employeur via Doccle SCRL, numéro d’entreprise 0846.382.408, qui fait office de service d’archivage électronique. Ces fiches de salaire peuvent être consultées dans Doccle sur www.doccle.be.»

Non, ce n’est pas Doccle. Il s’agit d’un outil qui vous permet, en tant qu’employeur, d’envoyer à votre travailleur un token lui permettant d’ouvrir sa box Acerta dans Doccle.

Le token est une clé cryptée donnant au travailleur accès à la box Acerta dans Doccle. Auparavant, le travailleur devait taper lui-même ce token, avec souvent pour conséquence des erreurs et la frustration inévitable. Maintenant, le token se trouve derrière le bouton d’accès dans l’e-mail envoyé au travailleur. Attention : caché dans ce token, le numéro de registre national du travailleur est repris. Ne l’envoyez donc à personne d’autre.

Les travailleurs ne seront visibles dans l’outil que le lendemain de leur création.

Si vous travaillez avec Connect en tant qu’employeur, nous extrayons l’adresse e-mail du travailleur depuis Connect afin de vous éviter une double saisie.
Nous appliquons dans ce contexte l’ordre suivant : d’abord, l’adresse e-mail professionnelle et si celle-ci n’a pas été complétée, nous utilisons l’adresse e-mail privée.

Lorsque vous adaptez l’adresse e-mail dans l’outil, cela n’est PAS retransmis à Connect. Connect est en effet master des données.

Nous pouvons uniquement contrôler la forme de l’adresse e-mail : contient-elle un @ ? Un point est-il utilisé ? L’extension est-elle .com, .be, etc. ? Nous ne sommes vraiment pas en mesure de déceler les fautes de frappe.
Il n’y a aucune autre sécurisation, pas même du côté de Doccle. Les personnes qui reçoivent l’e-mail contenant le token peuvent accéder à la box Acerta du travailleur dans Doccle. La raison est que nous voulons maintenir cette procédure simple et accessible pour garantir une transition facile à un maximum de personnes.

Si vous ne pouvez pas saisir d’adresse e-mail, jetez un oeil à la colonne « Doccle ». S’il y est indiqué « Connecté », une connexion à la box Acerta dans Doccle a déjà été établie.

S’il n’y a pas d’enveloppe bleue ou verte à l’arrière, jetez un oeil à la colonne « Doccle ». S’il y est indiqué « Connecté », une connexion à la box Acerta dans Doccle a déjà été établie. Et plus aucun token ne peut dès lors être envoyé.
Pour les deux cas ci-dessus : si votre travailleur n’a pas de connexion, mais que l’outil indique la présence d’une connexion à Doccle, vous devez contacter Acerta en demandant de faire rompre cette connexion. Une fois qu’Acerta a réglé ce point avec Doccle, vous pourrez réintroduire ou modifier une adresse e-mail et envoyer un token.

La personne B reçoit le token de la personne A.

• Si un seul e-mail a été envoyé, mais que la personne B n’a pas appuyé sur le bouton de connexion, il n’y a aucun problème.
  • Demander à la personne B de supprimer l’e-mail
  • Modifier l’adresse e-mail et envoyer un nouveau token à la personne A
  • Demander à la personne A d’établir la connexion.
• Si la personne B a établi la connexion, nous devons la faire annuler.
  • Contacter Acerta, qui fera le nécessaire en collaboration avec Doccle pour faire annuler la connexion.
  • Modifier l’adresse e-mail et envoyer un nouveau token à la personne A après la notification d’Acerta que la connexion avec la personne B a été rompue
  • Demander à la personne A d’établir la connexion

Par ailleurs, il existe plusieurs raisons pour lesquelles une mauvaise connexion a été établie.
Le remède est toujours le même : rompre la connexion et recommencer.

Lorsqu’un travailleur étranger reçoit un numéro de registre national provisoire, puis un numéro de registre national définitif, une intervention manuelle d’Acerta est nécessaire. Le numéro de registre national provisoire a déjà été relié à la box Acerta du côté de Doccle et nous devons le faire dévier vers le numéro de registre national définitif. Pour ce faire, vous contactez votre gestionnaire de dossier.

En tant que travailleur, vous disposez de 2 manières d’établir la connexion entre Doccle et Acerta* :

1. Si vous avez reçu un e-mail de la part de votre employeur, vous pouvez cliquer sur Doccle Connect.
2. Un travailleur peut activer son token par eID et se lier directement à Acerta dans Doccle. Cliquez ici pour établir la connexion.

Si vous possédez déjà un compte Doccle, vous ne devez pas créer un compte individuel pour Acerta. Cependant, vous avez besoin du token Acerta pour établir la connexion avec vos documents Acerta. Connectez-vous simplement avec vos données d’utilisateur et cliquez sur le logo Acerta. Voici encore le lien vers l’application de Doccle. 

Vous recevrez un e-mail de community@doccle.be dès qu’un nouveau document se trouve dans Doccle pour vous.

Non, Doccle est un service complémentaire d’Acerta. Votre employeur détermine s’il souhaite employer Doccle, et comment. Si vous connaissez et/ou utilisez Doccle mais pas (encore) votre employeur, vous pouvez en faire la demande auprès de ce dernier.

Sur Doccle, vous pouvez disposer de vos documents salariaux ainsi que les corrections, des fiches fiscales, des comptes individuels, attestation de vacances, attestation d'emploi et feedback déclaration DRS de votre employeur via "Se connecter à Acerta".

Non. Doccle est comparable à votre propre boîte aux lettres, mais en ligne. Les différents partenaires Doccle savent bien entendu ce qu’ils vous fournissent, mais pas ce que les autres partenaires vous envoient.

Sur Doccle, vous pouvez consulter, gérer et payer des documents. Cela simplifie votre administration personnelle.
Sur Zoomit, vous pouvez uniquement exécuter des paiements. 

Si votre nouvel employeur effectue aussi son administration des salaires par le biais d’Acerta, demandez à votre nouvel employeur de vous fournir un nouveau token pour se connecter de nouveau à Acerta.

Si vous êtes resté chez le même employeur mais avez reçu un autre numéro HRM, demandez à votre employeur de vous fournir un nouveau token pour se connecter de nouveau à Acerta.

Non, vous devez à nouveau établir une connexion à Acerta. Pour ceci, votre employeur devra contacter Acerta.